비밀번호·개인정보는 상용구에 넣지 않는 이유

상용구에 넣으면 안 되는 정보와 그 이유, 안전하게 대신할 수 있는 방법을 정리했습니다.

상용구는 자주 쓰는 문장을 빠르게 입력하기 위한 도구입니다. 편하다는 이유로 계정 정보를 넣고 싶은 마음이 들 수 있지만 위험이 큽니다. 문구는 홈페이지에 저장되고 연결한 PC에 동기화되므로 한 곳이 노출되면 여러 곳이 영향을 받을 수 있습니다.

넣으면 안 되는 정보

• 비밀번호와 인증번호
• 카드번호, 계좌번호, 보안카드 정보
• 주민등록번호 같은 고유 식별 번호
• 고객의 개인 연락처와 주소
• 건강 정보나 평가 내용처럼 민감한 정보

왜 위험한가

문구를 펼쳐 쓸 때는 화면에 그대로 나타나기 때문에 어깨 너머로 보일 수 있고, 잘못된 창에 입력되면 되돌릴 수 없습니다. 또 PC를 공용으로 쓰거나 계정이 노출되면 저장된 정보가 그대로 새어 나갑니다. 비밀번호는 한 번이라도 유출되면 다른 서비스에서 같은 비밀번호를 쓰는 경우 피해가 커집니다.

안전한 대안

비밀번호는 전용 비밀번호 관리 도구나 브라우저의 보안 저장 기능을 쓰세요. 고객 정보는 상용구에 넣지 말고 보낼 때마다 직접 입력하세요. 상용구에는 누구에게나 쓸 수 있는 틀만 두고, 개인 정보 자리는 괄호로 비워 두는 방식이 안전합니다.

안녕하세요, [  ] 고객님.
문의하신 [  ] 건에 대해 안내드립니다.
개인정보 보호를 위해 카드번호나 비밀번호는 메일로 보내지 말아 주세요.

프로그램의 입력 처리

Pine Shortcut은 약어를 감지하는 과정을 PC 안에서 처리하며, 입력한 키 내용을 서버로 보내지 않습니다. 하지만 등록한 문구 자체는 계정에 저장되므로 민감한 정보는 처음부터 등록하지 않는 것이 원칙입니다.

팀과 규칙 공유하기

팀에서 쓰는 문구라면 민감한 정보를 넣지 않는다는 규칙을 함께 정해 두세요. 문구를 가져오기·내보내기로 공유할 때도 파일에 개인정보가 섞이지 않았는지 한 번씩 확인해야 합니다.

보안을 위해 비밀번호와 카드번호는 메일이나 메신저로 보내지 말아 주세요.
확인이 필요하시면 별도의 안전한 방법으로 안내드리겠습니다.

공용 PC나 사무실 공용 계정에서는 문구 내용이 다른 사람에게 보일 수 있다는 점도 기억하세요. 로그인한 상태로 자리를 비울 때는 Win+L로 화면을 잠그는 습관이 도움이 됩니다.

이미 민감한 정보를 문구로 저장해 두었다면 지금 바로 삭제하고, 해당 비밀번호는 변경하세요. 앞으로 문구를 만들 때마다 이 정보가 노출되어도 괜찮은가를 한 번 자문하는 습관이 가장 확실한 예방입니다.