Hogyan lehet gyorsabban válaszolni az e-mailekre
Egy praktikus rutina a tétel, osztályozás és sablonozás, amely csökkenti az e-mail időt anélkül, hogy a válaszokat automatikusnak érezné.
Ezt az oldalt gépileg lefordították angolul. Az angol és a koreai szövegek tekintélyesek.
Az e-mailek lelassítják az embereket, nem azért, mert a válaszokat nehéz megírni, hanem azért, mert a munka szétszóródik a nap folyamán. A leggyorsabb e-mail-munkafolyamatok három dolgot kombinálnak: az üzeneteket tételben kezelik, gyorsan eldöntik, hogy milyen üzenetről van szó, és a közös típusokhoz készített szövegeket használnak. A vágások a harmadik részhez tartoznak, de a legjobban akkor működnek, ha az első kettő a helyén van.
Reagálás helyett cselekvés
Az e-mailek néhány percenként történő ellenőrzése azt jelenti, hogy ugyanazokat az üzeneteket ismételten elolvassa, és elveszíti a hangsúlyt minden másra. Válasszon két vagy három rögzített időpontot, például reggel közepén, ebéd után és késő délután, és minden alkalommal feldolgozza a postaládát. Sokan úgy találják, hogy ez önmagában észrevehetően lerövidíti az e-mail időt, még bármilyen eszköz előtt is.
5 másodperc alatt
Amikor megnyit egy üzenetet, döntse el, hogy melyik a négy kategória közül:
- Gyors válasz (kevesebb, mint 2 perc): válaszoljon most.
- Gondolkodásra van szüksége: áthelyezze a feladatra, és ütemezze meg.
- Egy másik számára: előre egy kontextusvonalon.
- Nincs művelet: archiválás vagy törlés.
Az első kategória az, ahol a templomok segítenek. A legtöbb rutinszerű válasz az elismerések, megerősítések, ütemezés és standard válaszok.
Template a közös válaszok
Hello [Name], Thank you for your message. I have received it and will get back to you by [Day]. Kind regards, [Your name]
Hello [Name], I would be glad to meet. I am available on: - [Day, Time] - [Day, Time] - [Day, Time] Please let me know which suits you, or suggest another time. Kind regards, [Your name]
Hello [Name], Thank you, I have received the documents. I will review them and let you know by [Day] whether anything else is needed. Kind regards, [Your name]
Mindegyik 8-10 másodpercet vesz igénybe, beleértve a szerkesztést, miközben ugyanazt kézzel írja 40 vagy több. Ha naponta 15 ilyen választ küldesz, a különbség körülbelül 7-8 perc.
Írj válaszokat, amelyek befejezik a szálat
A leggyorsabb e-mail az, amely nem generál újabb e-mailt. Végezzen egy egyértelmű következő lépéssel, egy dátummal vagy egy igen / nem kérdéssel. "Kérjük, erősítse meg péntekig" egy válasz érkezik. "Hadd tudjam a gondolataidat" ötöt generálhat. Építse ezt a sablonokba egyszer, hogy ne kelljen emlékezni minden alkalommal.
Használja a pickert a hosszú farokhoz
Nem emlékszel minden trükkre. Nyomja meg a Ctrl+Shift+Tér, írjon be egy szót, majd nyomja meg az Enter billentyűt. Ha a levelezőprogram előtt van, a szöveg egyenesen a válaszba kerül.
óvatosság
Ne illesszen be személyes adatokat, jelszavakat vagy bizalmas számokat töredékekbe; használjon helytartókat, és írja be a részleteket a küldés során. És olvassa el teljesen minden üzenetet, mielőtt bővítené a sablont. A gyors rossz válasz lassabb, mint a lassú jobb, mert kétszer kell megírnod.
Gyakorlati tipp: Írja le az öt e-mailt, amelyet a leggyakrabban küldött a múlt héten, és pontosan azokat töredékekké alakítja. Ez a célzott kezdés megüt egy olyan általános könyvtár létrehozását, amelyet soha nem használsz.