Tartsa a töredékeket mappákkal szervezett
Egyszerű mappastruktúra és megnevezési szokások, amelyek lehetővé teszik, hogy a növekvő töredékkönyvtár kereshető és könnyen karbantartható legyen.
Ezt az oldalt gépileg lefordították angolul. Az angol és a koreai szövegek tekintélyesek.
A töredékkönyvtár öt elemmel kezdődik, és ha hasznos, ötvenre vagy néhány százra nő. A kockázat nem az, hogy túl nagy lesz, hanem az, hogy már nem találja meg, amit írt, vagy megmondja, hogy melyik verzió az aktuális. A weboldalon a bejelentkezés után kezelt mappák megakadályozzák ezt. Ez a cikk egy olyan struktúrát javasol, amely skáláz.
Szervezés helyzet szerint, nem típus szerint
A töredékek csoportosításának két természetes módja van: az, hogy mik azok (köszöntések, aláírások, sablonok), vagy az, hogy hol használja őket (ügyfélszolgálat, értékesítés, belső). A második jobban működik, mert amikor szükséged van egy részletre, akkor egy helyzetben vagy, nem egy szövegkategóriát nézel. Kezdje négy-hat mappával, amelyeket az ismétlődő helyzetek után neveztek el.
- Támogatás: késések, visszaküldések, bocsánatkérés, köszönöm
- Értékesítés: bevezetés, követés, idézetek
- Admin: számlák, ütemezés, belső értesítések
- Személyes: cím, aláírás, telefon blokk.
- Misc: csak azokra a dolgokra, amelyeket még nem rendeztek. Havonta egyszer ürítse ki.
Névmappák és triggerek együtt
A mappáknak és a triggereknek meg kell egyezniük egymással. Ha a mappát támogatásnak hívják, és a benne lévő kiváltók mind /s-el kezdődnek, akkor csak a kiváltójától ismerheti fel a töredék otthonát. Például az /s-késés, az /s-visszatérés és az /s-sorry a Támogatáshoz tartozik, míg az /q-intro és az /q-követés az Értékesítéshez tartozik. Ezeket az előtagokat a pickerben is keresheti.
Hello [Name], Your order [Order no.] is delayed. We expect to ship on [Date]. We apologize for the inconvenience.
Hello [Name], I wanted to follow up on the quote I sent on [Date]. Do you have any questions I can help with?
Mindegyik szöveg egy-egy változata
A leggyakoribb karbantartási probléma, hogy három kissé eltérő "köszönöm" részlet van, és nem tudja, hogy melyik az aktuális. Minden alkalommal, amikor javítja a szöveget, módosítsa a meglévő részletet, ahelyett, hogy másolatot hozna létre. Ha két változatra van szükséged, például formálisra és informálisra, nevezd meg őket egyértelműen: /hála és /hála.
Havi 10 perces áttekintés
- Távolítsa el azokat a részleteket, amelyeket hónapok óta nem használt.
- Mozgasson bármit a Misc-ből a megfelelő mappába.
- Ellenőrizze, hogy a dátumok, az árak és az órák még mindig aktuálisak.
- Exportálja a könyvtárat JSON vagy CSV formátumban a biztonsági mentéshez.
Folderek és több PC
Mivel a kapcsolódó számítógépek automatikusan szinkronizálódnak, a mappák szerkezete követ. Ha Pine Shortcut-t használ az irodában és otthon, akkor csak egyszer szervez. Ez is ok arra, hogy fegyelmeztesse magát: az egyik PC-n létrehozott rendetlenség a másikra jelenik meg.
Gyakorlati tipp: Ne hozzon létre mappát, amíg legalább három részletet nem készít. Egy fájl egy csepprel van összezsugorodva. Kezdje laposan, és adjon hozzá mappákat, amikor észreveszi magát.